SEKRETARIS DALAM MENGURUS PERJALANAN DINAS PIMPINAN

A.    Pendahuluan

Sebagai seorang sekretaris, pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedurnya, pelayanannya serta menghubungi agen perjalanan atau biro travel dengan mudah.

Apabila di perusahaan tidak ada bagian khusus yang menangani perjalanan dinas pimpinan, maka sekretaris yang mengatur tugas perjalanan tersebut. Yang perlu diperhatikan adalah peraturan perusahaan yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas ekonomi atau menentukan sendiri?
Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan pimpinan, maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi secara lengkap seperti :

1.      Apa maksud dan tujuan perjalanan dinas dilakukan?

2.      Berapa lama dan kapan berangkat? Bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangannya?

3.      Transportasi apa yang akan digunakan?

4.      Dimana harus menginap?

5.      Pejabat atau instansi apa yang akan dituju?

6.      Perbekalan apa yang perlu dipersiapkan atau dibawa?

B.     Persiapan Dokumen

Sekretaris hendaknya mempersiapkan berkas-berkas, peraturan-peraturan yang berhubungan dengan masalah yang akan dirundingkan, surat-surat penting, akta-akta, brosur, dll. Jika pimpinan mengadakan perjalanan dinas untuk mengikuti konferensi, seminar, rapat dinas ataupun yang sejenisnya, sekretaris harus sudah mengadakan persiapan jauh hari sebelumnya. Persiapan itu terdiri atas materi-materi, naskah dan bahan yang akan menjadi topik pembicaraan sesuai dengan acara atau agenda yang sudah ditetapkan.

Selanjutnya, bila pimpinan harus melakukan perjalanan dinas ke luar negeri, perlu menambahkan persiapan untuk mengurus paspor dan sebagainya. Dokumen perjalanan ke luar negeri yang harus dipersiapkan oleh sekretaris antara lain meliputi :

1.      Surat tugas atau surat perintah jalan

Untuk dapat melakukan perjalanan dinas, pegawai atau pimpinan yang bersangkutan harus mendapat surat perintah perjalanan dinas (SPPD) dari pejabat yang berwenang.

2.      Paspor

Adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara, yang diberi izin untuk meninggalkan negaranya dan untuk pergi ke negara tertentu. Di Indonesia, salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh seseorang yang akan pergi ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Depertemen Kehakiman yang berupa exit permit yaitu surat izin meninggalkan negara. Surat tersebut dapat diperolah di kantor imigrasi setempat.

3.      Visa

Yaitu tanda izin yang dicap pada lebaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara tertentu dalam waktu tertentu.

4.      Yellow card (kartu kesehatan)

Merupakan kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan untuk diberikan kepada warga negara yang akan ke luar negeri.

5.      Fiskal

Adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri, dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan.

C.    Membuat Daftar Perjalanan Dinas

Sebuah daftar perjalanan biasanya merupakan perpaduan antara daftar kunjungan perjalanan dan daftar janji temu. Daftar perjalanan berisi tentang hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama lapangan terbang, stasiun, nomor penerbangan, waktu kedatangan, dan nama hotel untuk setiap kunjungan. Janji temu berisi tentang hari, tanggal, waktu, siapa dan untuk tujuan apa pertemuan tersebut diselenggarakan serta dokumen-dokumen yang diperlukan pimpinan.

D.    Perencanaan Akomodasi dan Transportasi

Jasa biro perjalanan akan membantu mempermudah sekretaris merencanakan jenis transportasi, penginapan atau hotel. Biro perjalanan sebenarnya dapat dimintai saran dan keterangan, untuk mengatur perjalanan, khususnya penyediaan fasilitas kendaraan dan hotel penginapan. Pemesananan tempat yang baik untuk keperluan kendaraan atau hotel, hendaklah dilakukan dengan teliti, dengan memberikan alamat dan nama jelas selengkap-lengkapnya, juga nama sekretaris yang memesan beserta nomor teleponnya.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan penginapan atau akomodasi, diantaranya yaitu :

11. Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui telepon atau fax sehari sebelumnya atau memesan langsung apabila kamar yang diinginkan tersedia. Untuk memudahkan informasi, baik untuk tamu maupun bagian pemesanan kamar, penulisan nama tamu harus baik dan benar karena identitas tamu akan disusun pada rak informasi berdasarkan abjad yang didahului dengan nama akhir setelah itu barulah nama depan.
22. Check In. Check in dilakukan di bagian reservation, yaitu jika pemesan telah mengetahui bahwa kamar yang diinginkan tersedia. Pemesanan dapat langsung, mengisi reservation card, kemudian pemesan akan diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut, antara lain jenis kamar, tarif dan kelengkapan fasilitas yang tersedia.
3. Cara pembayaran. Pembayaran dilakukan pada saat check in, berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan berapa lama waktu penginapan. Pembayaran ini hanya untuk biaya kamr, sedangkan untuk biaya lainnya seperti makan akan dibayar langsung pada saat itu juga. Ada pula hotel yang memperhitungkan penginapan lengkap dengan makan dan fasilitas lainnya dimana pembayaran sekaligus pada saat akan check out.

4.      Check Out. Check out pada umumnya dilakukan jam 12.00 hari terahir dengan memberikan kunci kamar dan pemeriksaan barang-barang yang dibawa. Pada saat pengurusan check out, resepsionist akan menghubungi semua bagian, seperti bar, restoran, untuk mengetahui fasilitas apa saja yang digunakan dan belum dibayar. 

Perhatikan peraturan perusahaan yang mengatur perjalanan dinas. Setiap instansi mempunyai peraturan dan kebijaksanaan sendiri dalam masalah pemberian fasilitas dan akomodasi perjalanan dinas. Umumnya, perusahaan atau instansi menyediakan uang makan per hari, biaya kendaraan, biaya penginapan, dan lain-lain yang berbeda sesuai dengan kemampuan instansi masing-masing.

E.     Perencanaan Keuangan

Sebelum keberangkatannya, perlu diketahui terlebih dahulu berapa uang tunai yang akan dibawa oleh pimpinan. Dalam berpergian biasanya dipergunakan cek atar traveller’s cheque. Sekretaris harus mengurus semua itu, agar semuanya siap sehari sebelum pimpinan berangkat.

Di dunia internasional, biasa digunakan credit card sebagai alat pembayaran dan air travel card untuk mengurus perjalanan udara. Perusahaan atau perorangan yang menggunakan kedua macam kartu ini, akan ditagih kemudian sesuai dengan jumlah ongkos atau harga yang harus dibayarkan.

Pimpinan pasti membutuhkan mata uang asing jika berpergian ke luar negeri. Cara terbaik untuk membawa uang, mungkin dalam bentuk traveller’s cheque atau surat kredit. Surat kredit ini merupakan surat pengantar kepada bank di luar negeri, yang akan menyediakan uang yang dibutuhkan pimpinan anda. Uang yang diberikan kepadanya sesuai dengan yang tercantum pada surat tersebut. Kalau tidak pakai semua, sisanya dibayarkan setelah pimpinan kembali dari luar negeri.

Bila pimpinan memerlukan uang ekstra selama di luar negeri, seorang sekretaris dapat mengirimkan uang yang dibutuhkannya. Uang juga dapat dikirimkan ke luar negeri dengan money order.

F.     Laporan Biaya Perjalanan

Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memeperoleh pengembalian dari bagian keuangan. Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan adalah sebagai berikut :

1.      Menginventarisir atau mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi dan nota.

2.      Mengelompokkan tandaa bukti pada pos-pos tertentu, misalnya biaya penginapan, biaya kegiatan, transport, dan entertainment adalah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

3.      Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau kuitansi dari pihak perusahaan.

4.      Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuktikan kas bon atau kuitansi akan dicatat lagi pada laporan entertainment.

5.      Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.

G.    Penutup

Perencanaan perjalanan dinas yang baik serta perhatian sekretaris, sepenuhnya sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan pimpinan. Sekretaris harus memberikan rencana perjalanan yang terperinci dan lengkap dengan daftar acara pertemuan.

Rencana perjalanan meliputi keterangan tentang tanggal serta jam keberangkatan dan kedatangan, semua kota yang akan dikunjungi, jenis kedaraan yang akan dipakai, nama bandara dan stasiun kereta api, serta nama hotel tempatnya menginap. Berikan pula informasi mengenain kemungkinan lain, jika suatu saat pimpinan harus mengubah rencana dalam perjalanan.

Maksud dan tujuan perjalanan dinas harus jelas, sehingga dapat ditetapkan suatu rencana yang baik dalam rangka mencapai tujuan perjalanan dinas. Pengaturan perjalaanan dinas menuntut agar seorang sekretaris dapat bertindak dengan prakara sendiri, yang menunjang tujuan perjalanan dinas.

Sumber :   
     Chozanah, Nunung dan Zulfika, Ratu Evi. 2001. Paket Keahlian Sekretaris SMK Bisnis dan Manajemen. Bandung: Penerbit Armico   
   Modul Mengatur Perjalanan Dinas, SMK Negeri 1 Purbalingga