ETIKA SEKRETARIS

Sekretaris perlu mengetahui beberapa sikat etis (santun) dalam berhubungan kerja di kantor maupun kehidupan di masyarakat. Beberapa contoh tindakan etis, antara lain :

1.      Membina hubungan yang pernah dijalin. Dalam dunia bisnis berkenalan merupakan momen yang berharga untuk menjalin hubungan kerjasama. Pemikiran jalinanan hubungan tidak berhenti sesaat namun bisa ditindaklanjuti dengan kerjasama-kerjasama yang memungkinkan. Banyak orang bisa berkenalan namun tidak merawat hubungan tesebut sehingga tidak berlangsung lama.

2.      Membangun kepercayaan, yakni dengan selalu bersikap baik, santun  dan berperilaku yang baik/simpati sehingga pihak lain akan mempunyai penilaian sendiri.

3.      Bersikap tegas dalam mengambil keputusan. Dibutuhkan sikap yang optimis dan antusias dalam kesempatan pengambilan keputusan.

4.      Menjaga suasana formal, artinya meskitpun hubungan pribadi antara sekretaris dengan para pegawai atau kepada pimpinan sudah sangat dekat, namun dalam aktivitas di kantor atau kerjasama di kantor harus tetap menjaga suasana formal.

5.      Dalam bekerja sekretaris harus dapat menjunjung tinggi profesinya dan menghormati Kode Etik Sekretaris.

6.      Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI) menetapkan Kode Etik bagi anggotanya sebagai dasar melaksanakan tugas pengabdiannya kepada lingkungannya, masyarakat dan negera, maka sebagaimana dikutip oleh Mardjan (1993)  bahwa setiap anggota ISI harus:

a.       Menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik profesi sekretaris:

1)      Anggota ISI akan berusaha keras untuk menjaga wibawa dan status serta menunjukkan kemampuannya dengan berpegang pada pedoman dasar profesi dalam melaksanakan tugas-tugas.

2)      Anggota ISI wajib untuk saling mengingatkan akan tingkah laku yang tidak beretika.

3)      Angota ISI tidak mengadakan kegiatan-kegiatan yag langsung dan tidak langsung merugikan ISI.

b.      Bertindak jujur dan sopan dalam setiap langkah lakunya, baik dalam melaksanakan tugasnya maupun melayanai lingkungannya dan masyarakat.

1)      Anggota ISI tidak ikut serta dalam sesuatu usaha atau praktek keprofesionalan yang ia ketahui bersifat curang atau tidak jujur.

2)      Anggota ISI selalu bertindak demi kepentingan pemberi tugas dengan setia dan jujur.

3)      Anggota ISI tidak bekerjasama dengan rekan-rekan atau pemberi tugas yang menyalahgunakan kedudukan mereka untuk kepentingan pribadi.

c.       Menjaga kerahasiaan segala informasi yang didapatnya dalam melaksanakan tugas dan tidak mempergunakan kerahasiaan informasi itu demi kepentingan pribadi.

1)      Anggota ISI bertindak sebagai seeorang yang dapat dipercayai dalam hubungan profesional, melaksanakan tanggung jawabnya dengan cara yang paling kompeten dan menerapkan pengetahuan dan ketrampilannya.

2)      Anggota ISI tidak menggunakan dengan cara apapun kerahasiaan informasi yang didapatnya yang dapat menimbulkan pertentangan bagi perusahaan dimana ia bekerja atau di tempat kerja yang telah ditinggalkannya.

d.      Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau melalui kerjasama dengan rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional.

1)      Tukar menukar pengetahuan dalam bidang keahliannya pada tingkat nasional maupun internasional secara wajar dengan rekan-rekan ISI dan kelompok profesi lain serta meningkatkan apresiasi masyarakat terhadap profesi sekretaris.

2)      Anggota ISI memberikan nasehat, dorongan dan bimbingan kepada sesama anggota jika diminta kalau permasalahannya berada dalam pengetahuanda n pengalamannya.

3)      Menyelenggarakan/mengikuti seminar, panel, diskusi dan ceramah dengan rekan-rekan seprofesi secar bebas mengenai masalah-masalah yang bertalian dengan praktek kesekretarisan.

e.       Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi baik di dalam maupun di luar negeri.

1)      Anggota ISI memberikan bantuan dalam praktek kesekretarisan kepada sesama rekan baik di dalam maupun di luar negeri jika diminta.

2)      Anggota ISI tidak berbuat sesuatu dengan sengaja atau tidak sengaja, yang merugikan nama baik sesama rekan ISI maupun sesama rekan seprofesi di luar negeri.

Berkaitan dengan etika yang harus diperhatikan dalam kantor, seorang seekretaris perlu memahami tata tertib/peraturan tak tertulis dalam organisasi. Kepekaan terhadap aturan tidak tertulis tidak sulit, asal bisa mengamati atau mengenali keadaan yang terjadi dalam kantor. Sebab peraturan itu berlaku umum artinya tidak hanya individu tertentu. Beberapa hal diantaranya :

1.       Apabila secara sengaja/tidak sengaja membuka almari atau laci untuk mencari berkat atau lainnya  maka usahakan untuk menutup kembali.

2.      Jika meminjam sesuatu barang milik kantor atau teman maka kembalikan. Seba teman anda yang dipinjami akan teringat terus akan kepribadian anda apabiila barang yang dipinjam tidak/lupa untuk mengembalikannya.

3.      Kalau memindahkan barang tertentu, misalnya diperlukan maka kembalikan pada tempatnya. Sering seseorang menggunakan fasilitas kantor (penghapus, penggaris, stepler, gunting, dll) setelah selesai memakainya tidak dikembalikan pada tempatnya baik itu disengaja ataupun tidak. Dalam aturan tidak tertulis maka ingatlah bahwa barang tersebut milik kantor dan akan dipakai orang lain sehingga sebaiknya barang tersebut ditempatkan pada tempat semula.

4.      Apabila kita mengerjakan sesuatu di kantor dan kelihatan kotor maka bersihkanlah kembali. Hal ini juga sering tidak terpikirkan oleh pegawai karena beranggapan ada bagian bersih-bersih padahal halau hal itu kita yang mengerjakan akan mendapat penilaian plus terhadap pribadi.

5.      Apabila terjadi persoalan maka selesaikan, jangan membiarkannya berlarut-latur. Mintalah maaf kalau ternyata bersalah.

Ciri-ciri pribadi sekretaris sesuai dengan etika profesinya perlu memiliki sikap :

1.      Mau menyeami perasaan orang lain dan tidak egoisitis

2.      Mau berbagi perasaan dan tenggang rasa

3.      Selalu mengoreksi diri pribadi atas penilaian atau kritik dari orang lain

4.      Mau menerima penilaian-penilaian orang lain tentang diri pribadinya dan penilaian itu diambil segi positifnya

5.      Menghindarikan diri atas perbuatan yang tercela, misalnya senang mengumpat, senang mencaci maki, senang ngobrol, gosip, mengeluh dan bentuk-bentuk lain yang kurang terpuji.

6.      Mau memaafkan kesalahan orang lain dan mengakui kesalahan yang diperbuatnya

7.      Sanggupdan mampu menahan diri apabila dihadapkan pada hal-hal yang menyebabkan marah

8.      Sabar dan bijaksana dalam menghadapi segala persoalan dan mampu mengatasi persoalan tanpa merugikan orang lain

9.      Dapat menyesuaikan diri dengan segala situasi serta menempatkan diri sehingga orang lain menaruh hormat

10.  Selalu memberikan saran yang positif dan selalu memperhatikan kepentingan orang lain

11.  Mampu menciptakan suasana yang menggembirakan dalam pergaulan serta tidak memberi celaan dalam bentuk apapun

12.  Merasa senang atas keberhasian dan keberuntungan orang lain dengan memberi salam dan menyampaikan ucapan “proficiat” atau “selamat...”

13.  Mengetahui aturan sopan santun dan selalu menghormati pendapat dan kepentingan orang lain

14.  Berpiikir sehat dan selalu menunjukkan kesungguhan.