Membentuk Citra Pribadi Bagi Sekretaris

           Kepribadian seseorang yang sukses dan menarik terletak pada personal image (citra ribadi) yang merupakan intregrasi intelektualitas, watak, perilaku, karya dan penampilan seseorang di depan umum. Sesuai dengan teori psikologi bahwa orang bertemu muka, pertama kali yang akan terlintas adalah hallo effect. Yakni pertemuan pertama itu sangat mempengaruhi penilaian seseorang terhadap orang lain. Jika pertemuan pertama mempunyai kesan menyenangkan maka akan lebih mudah menjalin hubungan selanjutnya. Tetapi sebaliknya, jika pertemuan pertama tidak mengenakkan, maka hubungan selanjutnya akan terasa lebih sulit dalam pendekatannya. Untuk menciptakan kesan yang menyenangkan, yang perlu diperhatikan adalah penampilan diri (appearance). Penampilan diri ibarat sampul (cover) dalam buku, yang perlu dibentuk agar menarik dan menyenangkan. 

          Penampilan banyak dipengaruhi oleh faktor fisik, misalnya kebersihan badan, berpakain, kesehatan. Selain itu agar tampiil sempurna, seseorang harus memperhatikan cara berjalan, duduk, makan dan etika lainnya. Berjalanpun perlu pertimbangan untuk keserasian, misalnya biasa tanpa membawa barang, berjalan membawa tas. Berjalan membawa tas juga perlu diperhatikan, apakah tas itu tanpa tali, pakaai tali panjang atau pendek. Selain berjalan, cara duduk perlu ditata. Bagaimana sikap sekrettaris duduk di kursi sofa. Begitu juga siikap ketika kita mengambil barang yang jatuh dan cara naik turun tangga. Bagi seorang sekretaris yang mementingkan penampilan maka harus berpikir seribu kali untuk melakukan hal-hal yang merusak penampilan.

           Penunjang penampilan nyang dibicarakan diatas sifatnya fisikal. Untuk mencapai kepribadian yang sempurna maka bukan fisik saja yang diperhatikan, tetapi perlu memiliki intelektualitas, keterampilan dan sikap yang baik. Dengan memiliki intelektualitas seorang sekretari tidak dipandang remeh. Dewasa ini semakin diperlukan seorang sekretaris yang menguasai dan dapat diajak berbicara masalah dan pekerjaan daripada yang pasif. Seorang sekretaris yang mempunyai intelektualitas tinggi akan mampu menyerap segala sesuatu masalah dengan cepat dan tanggap apa yang seharusnya dilakukan.  Untuk menjaga kesehatan mental sangat dianjurkan selalu berpikir positif (positive thinking). Berpikir positif mempengaruhi sikap mental yang selanjutnya dapat membentuk kepribadian dan berpengaruh pada perilaku seseorang.

          Seorang sekretaris kadang membuat kesalahan tetapi ia harus tetap bermuka manis. Sekretaris yang bijaksana akan melihat kesalahan merupakan suatu yang berguna dan di kemudian hari ia akan mengetahui apa yang seharusnya dilakukan untuk memperbaiki. Untuk itulah seorang sekretaris perlu memperhatikan input, saran, dan kritik pimpinan atau anak buah. Tidak perlu merasa sakit hati atau tersinggung apabila menerima masukan dari orang lain. Dalam hal ini sifat keterbukaan sangat diperlukan. Di samping itu untuk pengembangan kepribadian, seorang sekretari ssebaiknya juga memperhatikan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap peragai. Faktor yang berpengaruh terhadap peragai dalam tindakan sekretaris kaitannya dengan kepribadian, antara lain:

1.      Penampilan dalam kedinasan, penerapannya dalam tindakan meliputi :

a   Sikap, yaitu bahwa dalam penampilan harus sadar bahwa sekretaris menjadi pusat perhatian olhe karena itu sikap apa saja yang ditampilkan dalam  kerja (berdiri, bertelepon, menerima tamu) haus dijaga untuk nampak tidak tercela.

b. Kebersihan dir, sekretaris harus mengusahakan untuk selalu nampak bersih dalam pengurusan diri: pakaitan, kulit, gigi, rambut.

c.    Kerapian dan keterlibatan yang nampak dari hasil yang dicapai dalam pelaksanaan tugas dalam kantor.

d.  Pilihan yang baik utnuk berpakaian, yakni harus mengusahakan untuk tidak mencuri perhatian dengan berpakaian sederhana tetapi pandai menggabungkan mode, warna dan bentuk tubuh.

2.      Keadaan kesehatan

Kesehatan yang kurang baik dapat merugikan baik dapat merugikan baik pada dirinya sendiri maupun kantornya. Keadaan kesehatan yang baik dapat diusahakan dengan memperhatikan: pemilihan makanan yang seimbang, istirahat cukup, energik, tidak mempunyai rasa gagap/takut.

3.      Kemampuan berkomunikasi secara lisan

Kemampuan berbicara dengan orang lain merupakan faktor penunjang bagi keberhasilan penampilan sekretaris. Untuk itu harus dilakukan beberapa hal:

a.     Suara, yakni nada, volume dan intonasi yang menyenangkan.

b.     Lafadz yang jelas, yakni dengan bahasa yang singkat tetapi jelas.

c. Ekspresi. Hindarkan pemakaian tangan untuk menjelaskan sesuatu, tetapi dapat menggunakan ekspresi mata, air muka dalam arti yang baik.

4.      Sikap dalam kedinasan

Sukses sekretaris tidak hanya ditentukan oleh hasil pekerjaan di kantor, akan tetapi juga pada sikap yang dibawakan dalam melaksanakan tugas antara lain :

a.  Sikap dalam pembuatan ketelitian, pertimbangan yang baik, panjang akal  dan penuh inisiatif

b.     Sikap dalam melakukan hubungan kerjasama: kesetiaan, obyektif

c    Kemampuan teknis untuk menelesaikan tugas secara sempurna konsentrasi yang tinggi, kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan pekerjaan, kemampuan untuk koordinasi.

Sumber : Sulistiyani, Ambar Teguh & Rosidah. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional & Kantor Yang Efektif. Yogyakarta : Gava Media.