Peran Sekretaris dalam Manajemen Perkantoran

Pengertian manajemen perkantoran menurut Edwin Robinson yaitu berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran. Definisi ini belum dapat mendeskripsikan secara rinci mengenai ruang lingkup manajemen perkantoran, namun setidaknya telah memberikan gambaran global tentang apa yang diselenggarakan oleh manajemen perkantoran. Berbeda dengan pedapat di atas, George Terry memberikan definisi yang lebih jelas mengenai cakupan manajemen perkantoran.

Menurut Terry bahwa manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang ditentukannya. Pengertian tersebut memberi kejelasan bahwa dalamm suatu organisasi aktivitas manajemen perkantoran meliputi seluruh aktivitas dalamm organisasi, yang meliputi seluruh fungsi yang ada, hanya saja ruang geraknya dibatasi pada penyelenggaraan perkantoran. Ada perbadaan yang hakii antara apa yang dimaksud degnan definisi di atas dengan fungsi-fungsi yang dilakukan organisasi. Letak perbedaannya dalah, manajemen perkantoran meliputi aktivitas perencanaan hingga pengendalian degan obyek substantiva kantor. Sedangkan aktivitas organisasi menjalankan fungsi-fungsi perencanaan hingga pengendaian dalam ruang lingkup seluruh organisasi. Kantor merupakan bagian pendukung dari suatu organisasi, dengan demikian menunjukkan lokus manajemen yang lebih sempit jika dibandingkan dengan manajemen organisasi. Kegiatan kantor sebaai enunjang penyelenggaraan organisasai secara utuh,, sehingga manajemen perkantoran lebih difokuskan pada penyelenggaraan perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian kegiatan kantor bukan organisasi secara keseluruhan.

Untuk emmperoleh kejlasan akan eprbedaan antara manajemen perkantoran dan manajemen organisasi dapat ditelusuri fungsi-fungsi manajemen perkantoran itu sendiri. Menurut Mac Donald dalam buku: Office Management diterangkan bahwa fungsi manajemen perkantoran meliputi :

1.      Kepegawaian perkantoran (office personnel)

2.      Metode perkantoran (office methode)

3.      Perlengkapan perkantoran (office equipment)

4.      Faktor-faktor fisik dalam kantor (physical factors)

5.      Biaya perkantoran (office cost)

6.      Haluan perkantoran (office policys)

Dilihat dari pendapat tersebut di atas menunjukkan perbedaan yang hakiki antara ruang lingkup pekerjaan manajemen organisasi dan manajemen kantor. Fokus dan lokus dari perbincangan ini benar-benar lain. Untuk manajemen perkantoran dibatasi pada lokus sebuah kantor yang secara fisik dapat dilihat batas-batasnya dengan adanya gedung atau ruangan tertentu yang dilengkapi dengan peralatan perkantoran. Sedangkan fokus yang menjadii obyek pembicaraan ini adalah segala sesuatu yang berkenaan dengan penyelenggaraan perkantoran. Pada prinsipnya dalam manajemen perkantoran membicaakan tentang personel, akan tetapi bukan meurpakan personalia secara keseluruhan yang ada dalam organisasi itu, melainkan personalia yang bekerja di bagian perkantoran semata. Ruang lingkup aspek kepegawaian meliputi pengetahuan tentang analisis terhadap klasifikasi pegawai, rekrutmen pegawai, seleksi dan penempatan, pelatihan dan pengembangan pegawai, motivasi pegawai, produktivitas pegawai, evaluasi pegawai sesuai dengan kompetensi perkantoran yang diperlukan. Dengan demikian proses kepegawaian yang terjadi perlu memperhatikan kebutuhan penyelenggaraan perkantoran yang tertib dan berkualitas.

Dalam manajemen perkantoran juga menyalenggarakan suatu metode kerja teratur dan sistematis, dengan ketentuan dan prosedur tertentu sebagaimana yang terjadi di organisasi pada umumnya. Metode tersebut tidak mencakup metode pada keseluruhan organisasi, melainkan metode yang lebih teknis berkenaan dengan penyelenggaraan perkantoran. Ruang lingkup metode meliputi analisis terhadap prosedur perkantoran, dan sistem addministrasinya. Dalam penjelasan prosedur kerja akan tampak bagaimana rangkaian kegiatan untuk melaksanakan setiap pekerjaan secara tertib dan mencapai hasil yang ditargetkan. Prosedur perkantoran adalah sejumlah kegiatan yang sebaiknya dilakukan secara kronologis yang di dalamnya terdapat aturan-aturan teknis dalam menyelesaikan suatu pekerjaan kantor. Penilaian pekerjaan perkantoran adalah item-item yang berupa ketentuan ideal yang digunakan sebagai pedoman untuk menilai hasi kerja atau penyelenggaraan perkantoran. Analisis operasional merupakan upaya untuk meneliti dan mengidentifikasi hasil kerja yang dilakukan secara operasional sehingga diketahui keunggulan, kelemahan termasu di dalamnya dukungan maupun hambatan. Sistem administrasi perkantoran adalah sesuatu yang ada dalam lingkup penyelenggaraan perkantoran yang saling mempengaruhi baik yang bersifat ketentuan hingga praktik pelaksanaan yang saling berhubungan satu dengan lainnya.

Perlengkapan kantor meliputi pengetahuan dan pemakaian serta pemeliharaan terhadap perabotan perkantoran (meja, kursi), mesin-mesin kantor dan peralatan tulis menulis lainnya. Seorang sekretaris perlu memperhatikan dan menguasai pengetahuan baik untuk pemakaian ataupun pemeliharaan secara pasti atas peralatan kantor yang menunjang kegiatan operasioanal sehari-hari. Apabila mengetahui secara pasti tentang penggunaan alat tersbut, maka pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan lancar, semakin kecil berbuat kesalahan, dan dapat menyelesaikan pekerjaan dalam tempo waktu yang pendek dengan hasil memuaskan. Di samping itu pengetahuan tentang pemeliharaan alat dapat memberikan kemampuan untuk menjaga keawetan alat tersebut, menjaga dari kerusakan teknis dan sekaligus dapat mengendalikan penyusutan alat.

Pengetahuan kondisi fisik kantor meliputi pemanfaatan, pemeliharaan, menentukan kebutuhan terhadap ruang perkantoran maupun gedung serta perubahan-perubahan kebutuhan. Di samping itu juga terkati kebutuhan ventilasi, AC, tata ruang, dan masalah argonominya. Hal yang tidak kalah pentingnya adalah desain interior yang menunjang kerja, sehingga  secara fisik kator tersebut telah memberikan dampak positif bagi pegawai kantor untuk bekerja dengan baik. Seorang sekretaris yang memiliki wawasan fisik perkantoran akan mampu  memberikan nuansa kantor yang mampu memberi pamor kepada para pegawai sehingga semangat kerja terpelihara, rasa kerasan dan nyaman berada dalam lingkungan kerja.

Biaya-biaya perkantoran yang harus dikeluarkan juga tidak lepas dari pengetahuan yang harus dimiliki oleh sekretaris. Biaya perkantoran merupakan bagian dari pengeluaran anggaran rutin yang harus ditanggung. Pada umumnya biaya perkantoran tidak mengalami fuktuasi yang besar, boleh dikatakan fluktuasi itu tidak terjadi. Jika penyelenggaraan perkantoran berada pada garis normal, maka dapat dipasitikan tidak mengalami pelonjakan pembiayaan . mengingat perubahan pembiayaan tidak sering terjadi, maka sekretaris harus bisa memprediksi pengeluaran-pengeluaran biaya yang kemungkinan menjadi beban kantor, dengan lebih mudah dan terkendali. Di samping itu sekretaris juga dituntut untuk mengetahui haluan atau kebijakan/aturan maupun kesepakatan yang tidak tertulis dalam implementasinya. Aspek penting mengetahui arah haluan dan kebijakan kantor ini dapat mempengaruhi pembelanjaan maupun anggaran perkantoran. Untuk itu penting diketahui oleh sekretaris supaya dengan memahami kebijakan, haluan maupun aturan baru, sekretaris dapat memperhitungkan bagaimana dalam menunjang implementasi, dengan mempergunakan anggaran yang ada. Taktis dan strategi sekretaris dalam mengantisipasi pembengkakan anggaran akibat adanya kebijakan baru perlu dilakukan. Oleh karena itu sangat naif jika sekeretaris tidak memahami kebijakan baru tersebut.

Seorang ahli, Charles O. Libey mengemukakan bahwa ruang lingkup manajemen kantor meliputi: 1) ruang perkantoran (ofiice space), 2) komunikasi (communication), 3) kepegawaian kantor (office personel), 4) perabotan dan perlengkapan (furniture and equipment), 5) peralatan dan mesin (appliances and machines), 6) perbekalan dan keperluan tulis (supplies and stationary), 7) metode (methodes), 8) warkat (records), 9) kontrol pejabat pimpinan (executive control).  Ada sedikit perbedaann antara Donald dan Libey  dalam memerinci manajemen perkantoran. Tampaknya Libey membedakan antara perabotn dan perlengkapan (furniture and machines), perbekalan dan keperluan tulis (supplies and stationary), sedangkan Donald menjadikan semua itu  menjadi satu, yaitu sebagai peralatan perkantoran.

Ketersediaan ruang perkantoran yang memadai, dengan ukuran fisik yang cukup serta desai yang baik akan memberikan kenyamanan psikologis bagi pegawai yang bekerja di ruang tersebut. Adanya ruang kantor merupakan persyaratan mutlak bagi penyelenggaraan administrasi perkantoran. Namun ruang kantor tersebut akan terasa kaku jika pegawai di dalamnya tidak terikat dalam suatu mekanisme hubungan yang kurang komunikatif. Komunikasi merupakan penghantar bagi terjadinya interaksi dan kerjasama para pegawai. Untuk itulah sebuah perkantoran disarankan memiliki sistem komunikasi yang baik, tidak muncul adanya jarak yang kaku serta memungkinkan setiap pegawai melakukan kerjasama dan koordinasi dengan model komunikais yang bersifat cair. Dengan sistem hubungan kerja yang humanis maka pegawai perkantoran akan terasa nyaman di dalamnya. Kepegawaian perkantoran merupakan sumber motor penggerak yang menjadikan kantor tersebut hidup. Pegawai merupakan asset penting untuk melakukan segala aktivitas kantor. Keberadaan pegawai perkantoran menjadi faktor utama hidup tidaknya suatu perkantoran. Meskipun pegawai sebagai faktor utama, akan tetapi bukan berarti pegaai tersebut berdiri sendiri. Dalam hal ni dibutuhkan peran sekretaris yang mampu mengkomunikasikan informasi secara efektif.

Masih ada perlengkakpan lain yang dapat menjadi alat untuk melaksanakan pekerjaan para pegawai tersebut. Seperti perabotan dan perlengkapan (furniture and equipment), peralatan dan mesin (appliances and machines), perbekalan dan keperluan tulis (supplies and stationary), merupakan faktor pendukung yang tidak kalah pentingnya. Tanpa adanya perlengkapan tersebut maka pegawai akan mengalami kesulitan atau bahkan tidak mampu bekerja sama sekali. Mengingat pentingnya perlengkapan tersebut di atas maka seorang sekretaris hendaknya mampu merencanakan dan mendistribusikan peralatan yang tepat untuk penelenggaraan pekerjaan perkantoran bagi para pegawai. Dengan demikian permasalahan perkantoran dapat diatasi dengan baik. 

Supaya semua permasalahan perkantoran yang dipimpin seorang sekretaris dapat dipecahkan dan dapat diselesaikan secara sempurna, diperlukan metode-metode yang tepat. Seperti metode memanfaatkan dan memelihara alat, metode menggerakkan pegawai, kerjasama dan distribusi pekerjaan. Seorang sekretaris diharapkan menguasai sejumlah metode yang diperlukan untuk memeperlancar penyelenggaraan pekerjaan perkantoran. Supaya semua pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik diperlukan sebuah sistem pendokumentasian dan pengawasan. Dalam hal ini warkat diharapkan dapat memberikan laporan terulis mengenai apa saja berkenaan dengan penyelenggaraan perkantoran yang dilakukan dalam setiap periode. Sedangkan pengawasan dimaksudkan supaya semua pegawai, peralatan dan prosedur kerja dapat berjalan efektif, sehingga mempu mewujukan hasil kerja yang maksimal.

Peran sekretaris dalam aktivitas kantor meliputi tugas-tugas atas ruang lingup dair manajemen kantor. Utnuk itu dia harus belajar secara bertahap apa yang menjadii ruang lingkup pemikirannya terhadap aktivitas manajemen perkantoran dalam rangka meningkatkan kinerja pribaddi dan mengembangkan perusahaan di mana dia bekerja. Aa beberapa kualifikasi yang harus dipunyai untuk melakukan tugas manajemen kantor di atas :

1.      Executive ability (kemampuan kepemimpinan)

Yaitu suatu kemampuan untuk mempengaruhi dan memotivasi para pegawai yang berada dalam lingkup pengawasannya, seingga pegawai tersebut menjadi lebih terofkus kepada apa yang seharusnya dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan antara maupun tujuan akhir atas penyelenggaraan perkantoran. Maksud dari mempengaruhi adalah mengarahkan minat, iktikad dan konsentrasi seseorang pegawai terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sehingga dapat dilakukan secara tepat dan efisien. Sedangkan memotivasi adalah memberikan dorongan psikologis agar seseorang pegawai tergerak untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab secara rasional denga penuh semangat dan usaha maksimal.

2.      A practical background (pengalaman praktek)

Latar belakang pengalaman dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran secara rinci dan menyeluruh menjadikan perfomance seseorang sekretaris lebih baik. Pengalaman-pengalaman yang dimiliki akan menjadi kunci bagi persoalan yang dihadapi dalam praktek. Di samping itu dengan memiliki pengalaman yang banyak dan bervariasi akan semakin kecil beban stress dalam bekerja, karena semua pekerjaan terasa simpel. Manfaat lain yang dapat diperoleh dengan adanya pengalaman yang banyak ini menjadikan sekretaris dapat melaksanakan fungsi pembinaan dan onsultasi terhadap pegawainya yang mengalami hambatan serta kesuitan dalam berkerja.

3.      Managerial training (latian manajerial)

Kemampuan manajemen menjadi bagian penting dalam rangka menyelenggaraka sistem manajemen perkantoran. Seorang sekretaris yang menguasai prinsip-prinsi manajemen dan memiliki latar belakang latihan manajemen akan dapat mengendalikan sistem kerja yang efisien di kantor yang dipimpinnya.

diperlukan wawasan dan pengalaman yang cukup disertai oleh kepribadian yang matang, tidak dikuasai oleh faktor emosi dalam memberikan konsultasi.

4.      Ability to express oneself (kemampuan mengumpa diri)

Ekspresi diri merupakan wujud pengejawatahan akan kepribadian dan kapasitas diri merupakan bagian utama dalam menjalankan fungsi sebagai sekretaris. Kemampuan pengungkapan diri dari sisi kepribadian yang positif serta kapasitas kerja merupakan kekuatan pesona dan teladan bagi anak buahnya. Untuk itu kendati seseorang sekretaris memiliki kacakapan, namun jika tidak mampu mengekspresikan diri dengan baik maka tidak mampu meneladani anak buahnya dengan baik. Sementara itu pengungkapan diri yang sempurna akan menjadi spirit bagi anak buahnya dalam melakukan pekerjaan.

5.      An open attitude (suatu sikap terbuka)

Keterbukaan dalam sikap menjadi penting agar dapat memberikan suasana akrab dengan anak buah. Sikap terbuka menerima saran, kritik juga menjadikan bagian penting untuk memajukan penyelenggaraan pekerjaan bersama anak buahnya. Keterbukaan juga dapat menjadi pintu bagi terbentuknya soliditas antar pegawai di suatu kantor.

6.      Curiosity (keingintahuan)

Setiap waktu seorang sekretaris perlu mengembangkan kemampuan. Sifat keingintahuan yang tinggi dapat bermanfaat untuk dapat mengembangkan diri secara optimal. Di samping itu senantiasa keingintahuan akan membimbing untuk memecahkan masalah secara komprehensif dengan pertimbangan yang kaya dari segala segi.

7.      Creativeness (kreativitas)

Kreativitas adalah kombinasi antara daya cipta, seni dan intuisi yang senantiasa menjadi landasan dalam setiap pelaksanaan perkantoran. Dengan demikian sangat mungkin ditemukan metode dan cara-cara bahwa bentuk penyelesaian pekerjaan yang bersifat baru dan inovatif.

8.      Sound judgment (pertimbangan sehat)

Sekretaris menjadi tempat konsultasi bagi anak buahnya, diharapkan mampu memberikan pertimbangan dan pandangan-pandangan yang rasional dan bijak. Utnuk itulah diperlukan wawasan dan pengalaman yang cukup disertai oleh kepribadian yang matang, tidak dikuasai oleh faktor emosi dalam memberikan konsultasi.

9.      Sales ability (kemampuan menjual gagasan)

Promosi setiap gagasan positif yang muncul perlu diketengahkan kepada anak buahnya dalam rangka memperbaiki sistem, prosedur, cara kerja, hendaknya dilakukan secara arif. Pengenalan gagasan tidak dengan paksaan namun dengan penyadaran dan memahamkan anak buah.

10.  Patience (kesabara)

Sabar adalah salah satu sifat kehati-hatian dan kesediaan untuk memberikan toleransi secara rasional dalam setiap prosees penyelenggaraan perkantoran, baik pada tataran sosialisasi ide hingga praktek pelaksanaan secara operasional, termasuk di dalamnya dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang muncul.

11.  Emotional control (pengendalian emosi)

Pengendalian emosi adalah suatu teknik mengatur keterlibatan perasaan dalam proses penyelenggaraan perkantoran dan penyelesaian permasalahan yang ada di dalamnya, denga cara yang bijak dan memberikan porsi yang proporsional. Dengan demikian tidak ada keterlibatan tersebut, atau tidak ada emosi yang meluap dan sebaliknya juga tidak ada rasa ketertekanan emosi dalam prosees transaksi kerja yang diselenggarakan. Segala sesuatu dilaksanakan atas dasar rasionalitas terpimpin melalui penyadaran yang efektif.

12.  Co-operativeness (kemampuan kerjasama)

Keberhasilan kerja dalam suatu team work tergtantung dari kemampuan tim tersebut untuk bekerjasama. Sekretaris sebagai pimpinan kantor merupakan satu-satunya ornag yagn harus mengemudikan jalur kerjasama yang kompak. Kemampuan bekerjasama akan terbentuk jika sekretaris memiliki strategi pendekatan perseorangan dari kelompok denga baik, kemampuan untuk mengambil hari, kemampuan untuk menjadi mediator, kemampuan menterjemahkan konsep yang sulit dimengerti, dan kemampuan untuk memimpin kelompok.

            Untuk mancapai kualitas di atas dibutuhkan ketekunan dan upaya yang sungguh-sungguh melalui pendidikan, pelatihan/kursus-kursus ataupun belajar sendiri berdasarkan pengalaman kerja serta buku-buku bacaan praktis.