SEKRETARIS DALAM
MENGURUS PERJALANAN DINAS PIMPINAN
A. Pendahuluan
Sebagai seorang sekretaris, pengetahuan
dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan perjalanan
dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan
dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedurnya, pelayanannya serta
menghubungi agen perjalanan atau biro travel dengan mudah.
Apabila di perusahaan tidak ada bagian
khusus yang menangani perjalanan dinas pimpinan, maka sekretaris yang mengatur
tugas perjalanan tersebut. Yang perlu diperhatikan adalah peraturan perusahaan
yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan
fasilitas kelas utama (VIP), kelas ekonomi atau menentukan sendiri?
Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan pimpinan, maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi secara lengkap seperti :
Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan pimpinan, maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi secara lengkap seperti :
1. Apa
maksud dan tujuan perjalanan dinas dilakukan?
2. Berapa
lama dan kapan berangkat? Bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan
kedatangannya?
3. Transportasi
apa yang akan digunakan?
4. Dimana
harus menginap?
5. Pejabat
atau instansi apa yang akan dituju?
6. Perbekalan
apa yang perlu dipersiapkan atau dibawa?
B. Persiapan
Dokumen
Sekretaris hendaknya mempersiapkan
berkas-berkas, peraturan-peraturan yang berhubungan dengan masalah yang akan
dirundingkan, surat-surat penting, akta-akta, brosur, dll. Jika pimpinan
mengadakan perjalanan dinas untuk mengikuti konferensi, seminar, rapat dinas
ataupun yang sejenisnya, sekretaris harus sudah mengadakan persiapan jauh hari
sebelumnya. Persiapan itu terdiri atas materi-materi, naskah dan bahan yang
akan menjadi topik pembicaraan sesuai dengan acara atau agenda yang sudah
ditetapkan.
Selanjutnya, bila pimpinan harus
melakukan perjalanan dinas ke luar negeri, perlu menambahkan persiapan untuk
mengurus paspor dan sebagainya. Dokumen perjalanan ke luar negeri yang harus
dipersiapkan oleh sekretaris antara lain meliputi :
1. Surat
tugas atau surat perintah jalan
Untuk dapat melakukan
perjalanan dinas, pegawai atau pimpinan yang bersangkutan harus mendapat surat
perintah perjalanan dinas (SPPD) dari pejabat yang berwenang.
2. Paspor
Adalah dokumen
perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara, yang diberi izin untuk
meninggalkan negaranya dan untuk pergi ke negara tertentu. Di Indonesia, salah
satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh seseorang yang akan pergi ke luar
negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Depertemen Kehakiman yang
berupa exit permit yaitu surat izin
meninggalkan negara. Surat tersebut dapat diperolah di kantor imigrasi
setempat.
3. Visa
Yaitu tanda izin yang
dicap pada lebaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara tertentu
dalam waktu tertentu.
4. Yellow
card (kartu kesehatan)
Merupakan kartu yang
dikeluarkan oleh dinas kesehatan untuk diberikan kepada warga negara yang akan
ke luar negeri.
5. Fiskal
Adalah pajak yang harus
dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri, dipenuhi di
lapangan udara pada saat keberangkatan.
C. Membuat
Daftar Perjalanan Dinas
Sebuah daftar perjalanan biasanya
merupakan perpaduan antara daftar kunjungan perjalanan dan daftar janji temu.
Daftar perjalanan berisi tentang hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama
lapangan terbang, stasiun, nomor penerbangan, waktu kedatangan, dan nama hotel untuk
setiap kunjungan. Janji temu berisi tentang hari, tanggal, waktu, siapa dan
untuk tujuan apa pertemuan tersebut diselenggarakan serta dokumen-dokumen yang
diperlukan pimpinan.
D. Perencanaan
Akomodasi dan Transportasi
Jasa biro perjalanan akan membantu
mempermudah sekretaris merencanakan jenis transportasi, penginapan atau hotel.
Biro perjalanan sebenarnya dapat dimintai saran dan keterangan, untuk mengatur
perjalanan, khususnya penyediaan fasilitas kendaraan dan hotel penginapan.
Pemesananan tempat yang baik untuk keperluan kendaraan atau hotel, hendaklah
dilakukan dengan teliti, dengan memberikan alamat dan nama jelas
selengkap-lengkapnya, juga nama sekretaris yang memesan beserta nomor
teleponnya.
Ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam mempersiapkan penginapan atau akomodasi, diantaranya yaitu :
11. Pemesanan
kamar dapat dilakukan melalui telepon atau fax sehari sebelumnya atau memesan
langsung apabila kamar yang diinginkan tersedia. Untuk memudahkan informasi,
baik untuk tamu maupun bagian pemesanan kamar, penulisan nama tamu harus baik
dan benar karena identitas tamu akan disusun pada rak informasi berdasarkan
abjad yang didahului dengan nama akhir setelah itu barulah nama depan.
22. Check In. Check in dilakukan di bagian reservation, yaitu jika pemesan telah mengetahui bahwa kamar yang diinginkan tersedia. Pemesanan dapat langsung, mengisi reservation card, kemudian pemesan akan diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut, antara lain jenis kamar, tarif dan kelengkapan fasilitas yang tersedia.
3. Cara pembayaran. Pembayaran dilakukan pada saat check in, berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan berapa lama waktu penginapan. Pembayaran ini hanya untuk biaya kamr, sedangkan untuk biaya lainnya seperti makan akan dibayar langsung pada saat itu juga. Ada pula hotel yang memperhitungkan penginapan lengkap dengan makan dan fasilitas lainnya dimana pembayaran sekaligus pada saat akan check out.
22. Check In. Check in dilakukan di bagian reservation, yaitu jika pemesan telah mengetahui bahwa kamar yang diinginkan tersedia. Pemesanan dapat langsung, mengisi reservation card, kemudian pemesan akan diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut, antara lain jenis kamar, tarif dan kelengkapan fasilitas yang tersedia.
3. Cara pembayaran. Pembayaran dilakukan pada saat check in, berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan berapa lama waktu penginapan. Pembayaran ini hanya untuk biaya kamr, sedangkan untuk biaya lainnya seperti makan akan dibayar langsung pada saat itu juga. Ada pula hotel yang memperhitungkan penginapan lengkap dengan makan dan fasilitas lainnya dimana pembayaran sekaligus pada saat akan check out.
4. Check
Out. Check out pada umumnya dilakukan
jam 12.00 hari terahir dengan memberikan kunci kamar dan pemeriksaan
barang-barang yang dibawa. Pada saat pengurusan check out, resepsionist akan menghubungi semua bagian, seperti bar,
restoran, untuk mengetahui fasilitas apa saja yang digunakan dan belum
dibayar.
Perhatikan peraturan perusahaan
yang mengatur perjalanan dinas. Setiap instansi mempunyai peraturan dan
kebijaksanaan sendiri dalam masalah pemberian fasilitas dan akomodasi
perjalanan dinas. Umumnya, perusahaan atau instansi menyediakan uang makan per
hari, biaya kendaraan, biaya penginapan, dan lain-lain yang berbeda sesuai
dengan kemampuan instansi masing-masing.
E. Perencanaan
Keuangan
Sebelum keberangkatannya, perlu
diketahui terlebih dahulu berapa uang tunai yang akan dibawa oleh pimpinan.
Dalam berpergian biasanya dipergunakan cek atar traveller’s cheque. Sekretaris harus mengurus semua itu, agar
semuanya siap sehari sebelum pimpinan berangkat.
Di dunia internasional, biasa
digunakan credit card sebagai alat
pembayaran dan air travel card untuk
mengurus perjalanan udara. Perusahaan atau perorangan yang menggunakan kedua
macam kartu ini, akan ditagih kemudian sesuai dengan jumlah ongkos atau harga
yang harus dibayarkan.
Pimpinan pasti membutuhkan mata
uang asing jika berpergian ke luar negeri. Cara terbaik untuk membawa uang,
mungkin dalam bentuk traveller’s cheque
atau surat kredit. Surat kredit ini merupakan surat pengantar kepada bank di
luar negeri, yang akan menyediakan uang yang dibutuhkan pimpinan anda. Uang
yang diberikan kepadanya sesuai dengan yang tercantum pada surat tersebut.
Kalau tidak pakai semua, sisanya dibayarkan setelah pimpinan kembali dari luar
negeri.
Bila pimpinan memerlukan uang
ekstra selama di luar negeri, seorang sekretaris dapat mengirimkan uang yang
dibutuhkannya. Uang juga dapat dikirimkan ke luar negeri dengan money order.
F. Laporan
Biaya Perjalanan
Jika pimpinan telah selesai
melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat
laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk
selanjutnya sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa
catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari
data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat
memeperoleh pengembalian dari bagian keuangan. Langkah-langkah menyusun laporan
biaya perjalanan adalah sebagai berikut :
1. Menginventarisir
atau mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi dan nota.
2. Mengelompokkan
tandaa bukti pada pos-pos tertentu, misalnya biaya penginapan, biaya kegiatan,
transport, dan entertainment adalah
biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
3. Tanda
bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon
atau kuitansi dari pihak perusahaan.
4. Semua
pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuktikan kas bon
atau kuitansi akan dicatat lagi pada laporan entertainment.
5. Langkah
yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.
G. Penutup
Perencanaan perjalanan dinas yang
baik serta perhatian sekretaris, sepenuhnya sangat mempengaruhi keberhasilan
perjalanan pimpinan. Sekretaris harus memberikan rencana perjalanan yang
terperinci dan lengkap dengan daftar acara pertemuan.
Rencana perjalanan meliputi
keterangan tentang tanggal serta jam keberangkatan dan kedatangan, semua kota
yang akan dikunjungi, jenis kedaraan yang akan dipakai, nama bandara dan
stasiun kereta api, serta nama hotel tempatnya menginap. Berikan pula informasi
mengenain kemungkinan lain, jika suatu saat pimpinan harus mengubah rencana
dalam perjalanan.
Maksud dan tujuan perjalanan dinas
harus jelas, sehingga dapat ditetapkan suatu rencana yang baik dalam rangka
mencapai tujuan perjalanan dinas. Pengaturan perjalaanan dinas menuntut agar
seorang sekretaris dapat bertindak dengan prakara sendiri, yang menunjang
tujuan perjalanan dinas.
Sumber
:
Chozanah, Nunung dan Zulfika, Ratu Evi. 2001. Paket Keahlian Sekretaris SMK Bisnis dan Manajemen. Bandung: Penerbit Armico
Modul Mengatur Perjalanan Dinas, SMK Negeri 1 Purbalingga
Chozanah, Nunung dan Zulfika, Ratu Evi. 2001. Paket Keahlian Sekretaris SMK Bisnis dan Manajemen. Bandung: Penerbit Armico
Modul Mengatur Perjalanan Dinas, SMK Negeri 1 Purbalingga
bab 2 nya donk???
BalasHapus