Pengertian
manajemen perkantoran menurut Edwin Robinson yaitu berkenaan dengan pengarahan
dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran. Definisi ini belum dapat
mendeskripsikan secara rinci mengenai ruang lingkup manajemen perkantoran,
namun setidaknya telah memberikan gambaran global tentang apa yang
diselenggarakan oleh manajemen perkantoran. Berbeda dengan pedapat di atas,
George Terry memberikan definisi yang lebih jelas mengenai cakupan manajemen
perkantoran.
Menurut Terry bahwa manajemen perkantoran adalah perencanaan,
pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakkan
mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang ditentukannya. Pengertian
tersebut memberi kejelasan bahwa dalamm suatu organisasi aktivitas manajemen perkantoran
meliputi seluruh aktivitas dalamm organisasi, yang meliputi seluruh fungsi yang
ada, hanya saja ruang geraknya dibatasi pada penyelenggaraan perkantoran. Ada
perbadaan yang hakii antara apa yang dimaksud degnan definisi di atas dengan
fungsi-fungsi yang dilakukan organisasi. Letak perbedaannya dalah, manajemen
perkantoran meliputi aktivitas perencanaan hingga pengendalian degan obyek
substantiva kantor. Sedangkan aktivitas organisasi menjalankan fungsi-fungsi
perencanaan hingga pengendaian dalam ruang lingkup seluruh organisasi. Kantor
merupakan bagian pendukung dari suatu organisasi, dengan demikian menunjukkan
lokus manajemen yang lebih sempit jika dibandingkan dengan manajemen
organisasi. Kegiatan kantor sebaai enunjang penyelenggaraan organisasai secara
utuh,, sehingga manajemen perkantoran lebih difokuskan pada penyelenggaraan
perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian kegiatan kantor bukan organisasi
secara keseluruhan.
Untuk
emmperoleh kejlasan akan eprbedaan antara manajemen perkantoran dan manajemen
organisasi dapat ditelusuri fungsi-fungsi manajemen perkantoran itu sendiri.
Menurut Mac Donald dalam buku: Office
Management diterangkan bahwa fungsi manajemen perkantoran meliputi :
1. Kepegawaian
perkantoran (office personnel)
2. Metode
perkantoran (office methode)
3. Perlengkapan
perkantoran (office equipment)
4. Faktor-faktor
fisik dalam kantor (physical factors)
5. Biaya
perkantoran (office cost)
6. Haluan
perkantoran (office policys)
Dilihat
dari pendapat tersebut di atas menunjukkan perbedaan yang hakiki antara ruang
lingkup pekerjaan manajemen organisasi dan manajemen kantor. Fokus dan lokus
dari perbincangan ini benar-benar lain. Untuk manajemen perkantoran dibatasi
pada lokus sebuah kantor yang secara fisik dapat dilihat batas-batasnya dengan
adanya gedung atau ruangan tertentu yang dilengkapi dengan peralatan
perkantoran. Sedangkan fokus yang menjadii obyek pembicaraan ini adalah segala
sesuatu yang berkenaan dengan penyelenggaraan perkantoran. Pada prinsipnya
dalam manajemen perkantoran membicaakan tentang personel, akan tetapi bukan
meurpakan personalia secara keseluruhan yang ada dalam organisasi itu,
melainkan personalia yang bekerja di bagian perkantoran semata. Ruang lingkup
aspek kepegawaian meliputi pengetahuan tentang analisis terhadap klasifikasi
pegawai, rekrutmen pegawai, seleksi dan penempatan, pelatihan dan pengembangan
pegawai, motivasi pegawai, produktivitas pegawai, evaluasi pegawai sesuai
dengan kompetensi perkantoran yang diperlukan. Dengan demikian proses
kepegawaian yang terjadi perlu memperhatikan kebutuhan penyelenggaraan
perkantoran yang tertib dan berkualitas.
Dalam
manajemen perkantoran juga menyalenggarakan suatu metode kerja teratur dan
sistematis, dengan ketentuan dan prosedur tertentu sebagaimana yang terjadi di
organisasi pada umumnya. Metode tersebut tidak mencakup metode pada keseluruhan
organisasi, melainkan metode yang lebih teknis berkenaan dengan penyelenggaraan
perkantoran. Ruang lingkup metode meliputi analisis terhadap prosedur
perkantoran, dan sistem addministrasinya. Dalam penjelasan prosedur kerja akan
tampak bagaimana rangkaian kegiatan untuk melaksanakan setiap pekerjaan secara
tertib dan mencapai hasil yang ditargetkan. Prosedur perkantoran adalah
sejumlah kegiatan yang sebaiknya dilakukan secara kronologis yang di dalamnya
terdapat aturan-aturan teknis dalam menyelesaikan suatu pekerjaan kantor.
Penilaian pekerjaan perkantoran adalah item-item yang berupa ketentuan ideal
yang digunakan sebagai pedoman untuk menilai hasi kerja atau penyelenggaraan
perkantoran. Analisis operasional merupakan upaya untuk meneliti dan
mengidentifikasi hasil kerja yang dilakukan secara operasional sehingga
diketahui keunggulan, kelemahan termasu di dalamnya dukungan maupun hambatan.
Sistem administrasi perkantoran adalah sesuatu yang ada dalam lingkup
penyelenggaraan perkantoran yang saling mempengaruhi baik yang bersifat
ketentuan hingga praktik pelaksanaan yang saling berhubungan satu dengan
lainnya.
Perlengkapan
kantor meliputi pengetahuan dan pemakaian serta pemeliharaan terhadap perabotan
perkantoran (meja, kursi), mesin-mesin kantor dan peralatan tulis menulis
lainnya. Seorang sekretaris perlu memperhatikan dan menguasai pengetahuan baik
untuk pemakaian ataupun pemeliharaan secara pasti atas peralatan kantor yang
menunjang kegiatan operasioanal sehari-hari. Apabila mengetahui secara pasti
tentang penggunaan alat tersbut, maka pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan
lancar, semakin kecil berbuat kesalahan, dan dapat menyelesaikan pekerjaan
dalam tempo waktu yang pendek dengan hasil memuaskan. Di samping itu
pengetahuan tentang pemeliharaan alat dapat memberikan kemampuan untuk menjaga keawetan
alat tersebut, menjaga dari kerusakan teknis dan sekaligus dapat mengendalikan
penyusutan alat.
Pengetahuan
kondisi fisik kantor meliputi pemanfaatan, pemeliharaan, menentukan kebutuhan
terhadap ruang perkantoran maupun gedung serta perubahan-perubahan kebutuhan.
Di samping itu juga terkati kebutuhan ventilasi, AC, tata ruang, dan masalah
argonominya. Hal yang tidak kalah pentingnya adalah desain interior yang
menunjang kerja, sehingga secara fisik
kator tersebut telah memberikan dampak positif bagi pegawai kantor untuk
bekerja dengan baik. Seorang sekretaris yang memiliki wawasan fisik perkantoran
akan mampu memberikan nuansa kantor yang
mampu memberi pamor kepada para pegawai sehingga semangat kerja terpelihara,
rasa kerasan dan nyaman berada dalam lingkungan kerja.
Biaya-biaya
perkantoran yang harus dikeluarkan juga tidak lepas dari pengetahuan yang harus
dimiliki oleh sekretaris. Biaya perkantoran merupakan bagian dari pengeluaran
anggaran rutin yang harus ditanggung. Pada umumnya biaya perkantoran tidak
mengalami fuktuasi yang besar, boleh dikatakan fluktuasi itu tidak terjadi.
Jika penyelenggaraan perkantoran berada pada garis normal, maka dapat
dipasitikan tidak mengalami pelonjakan pembiayaan . mengingat perubahan
pembiayaan tidak sering terjadi, maka sekretaris harus bisa memprediksi
pengeluaran-pengeluaran biaya yang kemungkinan menjadi beban kantor, dengan
lebih mudah dan terkendali. Di samping itu sekretaris juga dituntut untuk
mengetahui haluan atau kebijakan/aturan maupun kesepakatan yang tidak tertulis
dalam implementasinya. Aspek penting mengetahui arah haluan dan kebijakan
kantor ini dapat mempengaruhi pembelanjaan maupun anggaran perkantoran. Untuk
itu penting diketahui oleh sekretaris supaya dengan memahami kebijakan, haluan maupun
aturan baru, sekretaris dapat memperhitungkan bagaimana dalam menunjang
implementasi, dengan mempergunakan anggaran yang ada. Taktis dan strategi sekretaris
dalam mengantisipasi pembengkakan anggaran akibat adanya kebijakan baru perlu
dilakukan. Oleh karena itu sangat naif jika sekeretaris tidak memahami
kebijakan baru tersebut.
Seorang
ahli, Charles O. Libey mengemukakan bahwa ruang lingkup manajemen kantor
meliputi: 1) ruang perkantoran (ofiice
space), 2) komunikasi (communication),
3) kepegawaian kantor (office personel),
4) perabotan dan perlengkapan (furniture
and equipment), 5) peralatan dan mesin (appliances
and machines), 6) perbekalan dan keperluan tulis (supplies and stationary), 7) metode (methodes), 8) warkat (records),
9) kontrol pejabat pimpinan (executive
control). Ada sedikit perbedaann
antara Donald dan Libey dalam memerinci
manajemen perkantoran. Tampaknya Libey membedakan antara perabotn dan
perlengkapan (furniture and machines),
perbekalan dan keperluan tulis (supplies
and stationary), sedangkan Donald menjadikan semua itu menjadi satu, yaitu sebagai peralatan
perkantoran.
Ketersediaan
ruang perkantoran yang memadai, dengan ukuran fisik yang cukup serta desai yang
baik akan memberikan kenyamanan psikologis bagi pegawai yang bekerja di ruang
tersebut. Adanya ruang kantor merupakan persyaratan mutlak bagi penyelenggaraan
administrasi perkantoran. Namun ruang kantor tersebut akan terasa kaku jika
pegawai di dalamnya tidak terikat dalam suatu mekanisme hubungan yang kurang
komunikatif. Komunikasi merupakan penghantar bagi terjadinya interaksi dan
kerjasama para pegawai. Untuk itulah sebuah perkantoran disarankan memiliki
sistem komunikasi yang baik, tidak muncul adanya jarak yang kaku serta
memungkinkan setiap pegawai melakukan kerjasama dan koordinasi dengan model
komunikais yang bersifat cair. Dengan sistem hubungan kerja yang humanis maka
pegawai perkantoran akan terasa nyaman di dalamnya. Kepegawaian perkantoran
merupakan sumber motor penggerak yang menjadikan kantor tersebut hidup. Pegawai
merupakan asset penting untuk melakukan segala aktivitas kantor. Keberadaan
pegawai perkantoran menjadi faktor utama hidup tidaknya suatu perkantoran.
Meskipun pegawai sebagai faktor utama, akan tetapi bukan berarti pegaai
tersebut berdiri sendiri. Dalam hal ni dibutuhkan peran sekretaris yang mampu
mengkomunikasikan informasi secara efektif.
Masih ada perlengkakpan lain yang dapat
menjadi alat untuk melaksanakan pekerjaan para pegawai tersebut. Seperti
perabotan dan perlengkapan (furniture and
equipment), peralatan dan mesin (appliances
and machines), perbekalan dan keperluan tulis (supplies and stationary), merupakan faktor pendukung yang tidak
kalah pentingnya. Tanpa adanya perlengkapan tersebut maka pegawai akan
mengalami kesulitan atau bahkan tidak mampu bekerja sama sekali. Mengingat
pentingnya perlengkapan tersebut di atas maka seorang sekretaris hendaknya
mampu merencanakan dan mendistribusikan peralatan yang tepat untuk
penelenggaraan pekerjaan perkantoran bagi para pegawai. Dengan demikian
permasalahan perkantoran dapat diatasi dengan baik.
Supaya semua permasalahan perkantoran
yang dipimpin seorang sekretaris dapat dipecahkan dan dapat diselesaikan secara
sempurna, diperlukan metode-metode yang tepat. Seperti metode memanfaatkan dan
memelihara alat, metode menggerakkan pegawai, kerjasama dan distribusi
pekerjaan. Seorang sekretaris diharapkan menguasai sejumlah metode yang diperlukan
untuk memeperlancar penyelenggaraan pekerjaan perkantoran. Supaya semua
pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik diperlukan sebuah sistem
pendokumentasian dan pengawasan. Dalam hal ini warkat diharapkan dapat
memberikan laporan terulis mengenai apa saja berkenaan dengan penyelenggaraan
perkantoran yang dilakukan dalam setiap periode. Sedangkan pengawasan
dimaksudkan supaya semua pegawai, peralatan dan prosedur kerja dapat berjalan
efektif, sehingga mempu mewujukan hasil kerja yang maksimal.
Peran sekretaris dalam aktivitas kantor
meliputi tugas-tugas atas ruang lingup dair manajemen kantor. Utnuk itu dia
harus belajar secara bertahap apa yang menjadii ruang lingkup pemikirannya
terhadap aktivitas manajemen perkantoran dalam rangka meningkatkan kinerja pribaddi
dan mengembangkan perusahaan di mana dia bekerja. Aa beberapa kualifikasi yang
harus dipunyai untuk melakukan tugas manajemen kantor di atas :
1. Executive ability (kemampuan
kepemimpinan)
Yaitu suatu kemampuan
untuk mempengaruhi dan memotivasi para pegawai yang berada dalam lingkup
pengawasannya, seingga pegawai tersebut menjadi lebih terofkus kepada apa yang
seharusnya dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan antara maupun tujuan akhir
atas penyelenggaraan perkantoran. Maksud dari mempengaruhi adalah mengarahkan
minat, iktikad dan konsentrasi seseorang pegawai terhadap pekerjaan yang
menjadi tanggung jawabnya sehingga dapat dilakukan secara tepat dan efisien.
Sedangkan memotivasi adalah memberikan dorongan psikologis agar seseorang
pegawai tergerak untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab secara rasional
denga penuh semangat dan usaha maksimal.
2. A practical background
(pengalaman praktek)
Latar belakang
pengalaman dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran secara rinci dan menyeluruh
menjadikan perfomance seseorang sekretaris lebih baik. Pengalaman-pengalaman
yang dimiliki akan menjadi kunci bagi persoalan yang dihadapi dalam praktek. Di
samping itu dengan memiliki pengalaman yang banyak dan bervariasi akan semakin
kecil beban stress dalam bekerja, karena semua pekerjaan terasa simpel. Manfaat
lain yang dapat diperoleh dengan adanya pengalaman yang banyak ini menjadikan
sekretaris dapat melaksanakan fungsi pembinaan dan onsultasi terhadap
pegawainya yang mengalami hambatan serta kesuitan dalam berkerja.
3. Managerial training (latian
manajerial)
Kemampuan manajemen
menjadi bagian penting dalam rangka menyelenggaraka sistem manajemen
perkantoran. Seorang sekretaris yang menguasai prinsip-prinsi manajemen dan
memiliki latar belakang latihan manajemen akan dapat mengendalikan sistem kerja
yang efisien di kantor yang dipimpinnya.
diperlukan wawasan dan
pengalaman yang cukup disertai oleh kepribadian yang matang, tidak dikuasai
oleh faktor emosi dalam memberikan konsultasi.
4. Ability to express
oneself (kemampuan mengumpa diri)
Ekspresi diri merupakan
wujud pengejawatahan akan kepribadian dan kapasitas diri merupakan bagian utama
dalam menjalankan fungsi sebagai sekretaris. Kemampuan pengungkapan diri dari
sisi kepribadian yang positif serta kapasitas kerja merupakan kekuatan pesona
dan teladan bagi anak buahnya. Untuk itu kendati seseorang sekretaris memiliki
kacakapan, namun jika tidak mampu mengekspresikan diri dengan baik maka tidak
mampu meneladani anak buahnya dengan baik. Sementara itu pengungkapan diri yang
sempurna akan menjadi spirit bagi anak buahnya dalam melakukan pekerjaan.
5. An open attitude
(suatu sikap terbuka)
Keterbukaan dalam sikap
menjadi penting agar dapat memberikan suasana akrab dengan anak buah. Sikap
terbuka menerima saran, kritik juga menjadikan bagian penting untuk memajukan
penyelenggaraan pekerjaan bersama anak buahnya. Keterbukaan juga dapat menjadi
pintu bagi terbentuknya soliditas antar pegawai di suatu kantor.
6. Curiosity
(keingintahuan)
Setiap waktu seorang
sekretaris perlu mengembangkan kemampuan. Sifat keingintahuan yang tinggi dapat
bermanfaat untuk dapat mengembangkan diri secara optimal. Di samping itu
senantiasa keingintahuan akan membimbing untuk memecahkan masalah secara
komprehensif dengan pertimbangan yang kaya dari segala segi.
7. Creativeness
(kreativitas)
Kreativitas adalah
kombinasi antara daya cipta, seni dan intuisi yang senantiasa menjadi landasan
dalam setiap pelaksanaan perkantoran. Dengan demikian sangat mungkin ditemukan
metode dan cara-cara bahwa bentuk penyelesaian pekerjaan yang bersifat baru dan
inovatif.
8. Sound judgment
(pertimbangan sehat)
Sekretaris menjadi
tempat konsultasi bagi anak buahnya, diharapkan mampu memberikan pertimbangan
dan pandangan-pandangan yang rasional dan bijak. Utnuk itulah diperlukan
wawasan dan pengalaman yang cukup disertai oleh kepribadian yang matang, tidak
dikuasai oleh faktor emosi dalam memberikan konsultasi.
9. Sales ability
(kemampuan menjual gagasan)
Promosi setiap gagasan
positif yang muncul perlu diketengahkan kepada anak buahnya dalam rangka
memperbaiki sistem, prosedur, cara kerja, hendaknya dilakukan secara arif.
Pengenalan gagasan tidak dengan paksaan namun dengan penyadaran dan memahamkan
anak buah.
10. Patience
(kesabara)
Sabar adalah salah satu
sifat kehati-hatian dan kesediaan untuk memberikan toleransi secara rasional
dalam setiap prosees penyelenggaraan perkantoran, baik pada tataran sosialisasi
ide hingga praktek pelaksanaan secara operasional, termasuk di dalamnya dalam
menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang muncul.
11. Emotional control
(pengendalian emosi)
Pengendalian emosi
adalah suatu teknik mengatur keterlibatan perasaan dalam proses penyelenggaraan
perkantoran dan penyelesaian permasalahan yang ada di dalamnya, denga cara yang
bijak dan memberikan porsi yang proporsional. Dengan demikian tidak ada
keterlibatan tersebut, atau tidak ada emosi yang meluap dan sebaliknya juga
tidak ada rasa ketertekanan emosi dalam prosees transaksi kerja yang
diselenggarakan. Segala sesuatu dilaksanakan atas dasar rasionalitas terpimpin
melalui penyadaran yang efektif.
12. Co-operativeness
(kemampuan kerjasama)
Keberhasilan kerja
dalam suatu team work tergtantung
dari kemampuan tim tersebut untuk bekerjasama. Sekretaris sebagai pimpinan
kantor merupakan satu-satunya ornag yagn harus mengemudikan jalur kerjasama
yang kompak. Kemampuan bekerjasama akan terbentuk jika sekretaris memiliki
strategi pendekatan perseorangan dari kelompok denga baik, kemampuan untuk
mengambil hari, kemampuan untuk menjadi mediator, kemampuan menterjemahkan
konsep yang sulit dimengerti, dan kemampuan untuk memimpin kelompok.
Untuk mancapai kualitas di atas
dibutuhkan ketekunan dan upaya yang sungguh-sungguh melalui pendidikan,
pelatihan/kursus-kursus ataupun belajar sendiri berdasarkan pengalaman kerja
serta buku-buku bacaan praktis.
materinya bagus dan berbobot, ijin jadiin referensi yaa. . .
BalasHapuskeep posting dan jangan berhenti disini ^_^