Neni Uswatun Khasanah's Blog: Membuat Dokumen Massal dengan Konsep Mail Merge

Membuat Dokumen Massal dengan Konsep Mail Merge

Anda ingin membuat surat yang isinya sama tapi dengan tujuan yang berbeda-beda, termasuk alamat dan nama tujuan. Dengan cara biasa Anda bisa saja membuat dokumen tersebut dengan mudah, hanya saja masalahnya akan timbul jika ternyata tujuan para penerima surat tersebut jumlahnya banyak. Mungkinkah Anda mengetikkan satu persatu surat tersebut kemudian memasukkan nama mereka ke dalam bagian Yth. Mungkin saja, kenapa tidak? Tapi betapa repotnya Anda jika harus memasukkan nama-nama tersebut pada bagiannya masing-masing satu-persatu, tidak itu saja, Anda juga akan kerepotan jika ternyata ada bagian dari isi surat yang harus diganti. Akankah Anda menggantinya satu persatu? Ya kalau sudah begini tentu jadi masalah besar bukan? Untunglah Microsoft Word menyediakan fasilitas untuk mempermudah pekerjaan tersebut, namanya Mail Merge.

Intinya Mail Megre menawarkan suatu solusi, bahwa jika kita ingin membuat surat dengan banyak penerima yang berbeda tapi isi surat tersebut sama, maka kita tidak harus membuat salinan isi surat tersebut sebanyak penerima surat dan menambahkan satu-persatu nama penerima dan alamatnya pada bagiannya masing-masing. Dengan adanya Mail Merge ini kita dapat dengan mudah menjalani ritual ini. Adapun prinsipnya adalah kita membuat "Dokumen Master", membuat daftar penerima surat yang dimasukkan dalam suatu "variabel" tertentu. Terakhir gabung variabel tersebut ke dalam dokumen. Singkat kata, yang dibutuhkan untuk membuat mail merge ini adalah:

1. Dokumen Master

Microsoft Word menyebut ini dengan "Main Dokumen" yaitu dokumen yang berisi surat tersebut. Dokumen ini merupakan bagian dari surat yang isinya sama antara satu penerima dengan penerima lainnya.

2. Data Source

Merupakan suatu file yang berisi informasi untuk digabung dalam Dokumen Master. Sebagai contoh, daftar nama dan alamat penerima surat serta informasi-informasi penting lainnya.

Sedangkan langkahnya adalah:

A. Membuat Dokumen Master.

Dalam kasus ini, kita akan membuat surat penawaran yang akan dikirimkan ke berbagai perusahaan. Data source-nya berisi nama perusahaan, alamat serta kota dan kode pos. Sedangkan dokumen masternya dapat dilihat sebagaimana gambar,

Untuk membuat dokumen tersebut caranya sama dengan membuat dokumen lainnya. Hanya saja bagian-bagian yanga akan diisi data source (informasi nama perusahaan, alamat serta kota dan kode pos tersebut) harus dokosongkan terlebih dahulu.

B. Membuat Data Source

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat Data Source pada program Ms Office Word 2010:

a. Buka Mail Merge dengan cara: klik menu MailingsàStart Mail MargeàStep by Step Mail Merge Wizard.

b. Akan ditampilkan kotak Task Pane bernama Mail Merge yang biasanya terletak pada bagian kanan window Ms Word 2010. Selanjutnya pilih Letters pada bagian Select document type. Kemudian klik Next: Starting Document, pada bagian bawah Task Pane.

$Description: C:\Users\Ika\Pictures\mail merge.png$

c. Setelah itu, akan muncul task pane seperti gambar di bawah ini.

$Description: C:\Users\Ika\Pictures\select document.png$

Anda akan sampai pada tampilan langkah berikutnya yaitu Select starting document dengan tiga pilihan, yakni:

1) Use the current document, pilih ini jika Anda ingin menggunakan dokumen yang sedang Anda buka saat ini sebagai dokumen master (Main Document). Dalam contoh kasus ini kita memilih ini, karena dokumen sudah kita buka.

2) Start from a template, pilih ini jika Anda ingin menggunakan template yang disediakan MS Word sebagai dokumen master.

3) Start from existing document, pilih ini jika Anda ingin menggunakan file yang sudah Anda buat sebelumnya (yang saat ini belum dibuka) sebagai dokumen master. Selanjutnya klik Next: Select recipients pada bagian bawah Task Pane.

d. Pada Task Pane berikutnya akan muncul pilihan seperti gambar di bawah ini.

$Description: C:\Users\Ika\Pictures\29-05-2012 23-09-00.jpg$

Anda dipersilahkan memilih data sourcenya. Terdapat tiga pilihan di sini, yakni:

1) Use an existing list, pilih pilihan ini jika Anda ingin menggunakan data source yang sudah ada (yang Anda buat sebelumnya).

2) Select from Outlook contacts, pilih pilihan ini jika ingin menggunakan data source yang berasal dari daftar alamat Outlook.

3) Type a new list, pilih pilihan ini jika Anda ingin membuat dan menggunakan data source baru. Dalam contoh ini kita akan membuat data source baru, selanjutnya klik Type a new list. Selanjutnya setelah memilih pilihan ini klik Create...

e. Selanjutnya akan muncul kotak dialog New Address List seperti pada gambar di bawah ini.

$Description: C:\Users\Ika\Pictures\2.jpg$

Pada kotak dialog ini kita dapat mengisikan field-field yang akan dijadikan sebagai bagian dari surat tersebut. Dalam contoh ini isi dari field-filed yang dimaksud adalah nama perusahaan, alamat, serta kota dan kode pos. Baiklah, karena field yang disediakan oleh MS Word 2010 sebagaimana pada kotak dialog New Address List tidak sesuai dengan kebutuhan kita, maka kita dapat menggantinya dengan menge-klik tombol Customize Columns. .

Akan muncul kotak dialog Customize Address List sebagaimana dijelaskan pada langkah berikutnya.

f. Tampilan kotak dialog Cusomize Columns adalah seperti gambar di bawah ini.

$Description: C:\Users\Ika\Pictures\3.jpg$

· Menambah field yang dibutuhkan dengan mengklik tombol Add.

· Menghapus field yang tidak dibutuhkan dengan meng-klik tombol Delete

· Mengubah namanya dengan meng-klik tombol Rename

· Untuk memindah field ke atas klik tombol Move Up

· Untuk memindah ke bawah klik tombol Move Down

$Description: C:\Users\Ika\Pictures\customize address list bener.jpg$

· Jika sudah selesai klik OK.

g. Anda akan kembali ke kotak dialog New Address List lagi dengan nama field yang sudah Anda atur sebagaimana pada kotak dialog Customize Address List.

$Description: C:\Users\Ika\Pictures\new address list bener.jpg$

Selanjutnya Anda bisa memasukkan data yang dibutuhkan ke dalam fieldnya masing masing. Berikut ini adalah keterangan tentang tombol-tombol yang dapat Anda gunakan pada kotak dialog ini:

· New Entry untuk menambah data.

· Delete Entry untuk menghapus data.

· Find untuk mencari data tertentu.

· Customize Columns untuk mengganti field apabila field yang desediakan tidak sesuai dengan kebutuhan kita, maka kita dapan menggatinya dengan mengklik tombol tersebut.

$Description: C:\Users\Ika\Pictures\data source bener.jpg$

Jika sudah selesai, klik OK.

h. Jika entri data pada data source dirasa sudah cukup, maka dari kotak dialog New Address List tersebut kita bisa mengakhirinya dengan meng-klik tombol OK. Untuk pertama kalinya Anda akan diminta untuk menyimpan data source tersebut. Simpanlah dan beri nama sesuai dengan keinginan Anda.

$Description: C:\Users\Ika\Pictures\save bener.jpg$

i. Gambar di bawah ini adalah tampilan dari Mail Marge Recipients.

Berikut ini adalah keterangan tentang tombol-tombol yang dapat Anda gunakan pada kotak dialog ini:

· Sort untuk mengurutkan data dari A-Z, maupun dari Z-A.

· Filter untuk menyaring data sesuai dengan keinginan kita.

· Find duplicates untuk menemukan data yang sama.

· Find recipient untuk menemukan data sesuai dengan yang kita ketikan.

· Validate address untuk memvalidasi alamat.

C. Menggabungkan Data Source ke dalam Dokumen Master

Langkah berikutnya yang harus dilakukan adalah memasukkan isi field dari data source tersebut ke dalam dokumen master. Langkah-langkah berikut ini akan menuntun bagaimana caranya memasukkan field ke dalam dokumen utama.

Pada dokumen master, letakkan kursor di tempat yang akan disisipi field, kemudian klik menu Insert Merge Fields yang terdapat pada toolbar Mail Merge (lihat gambar).

Pilih field yang akan disisipkan pada kotak dialog Insert Merge Field. Ulangi langkah ini untuk memasukkan seluruh field yang dibutuhkan hingga seluruh field yang ingin disisipkan menempati tempatnya masing-masing dalam dokumen master (main dokumen). Perhatikan proses ini sebagaimana diilustrasikan pada gambar di bawah ini.