Manajemen Administrasi Perkantoran

Pengertian menurut para ahli

1.      George R. Terry

Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

2.      William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

Peran Sekretaris dalam Manajemen Perkantoran

Pengertian manajemen perkantoran menurut Edwin Robinson yaitu berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran. Definisi ini belum dapat mendeskripsikan secara rinci mengenai ruang lingkup manajemen perkantoran, namun setidaknya telah memberikan gambaran global tentang apa yang diselenggarakan oleh manajemen perkantoran. Berbeda dengan pedapat di atas, George Terry memberikan definisi yang lebih jelas mengenai cakupan manajemen perkantoran.

ETIKA SEKRETARIS

Sekretaris perlu mengetahui beberapa sikat etis (santun) dalam berhubungan kerja di kantor maupun kehidupan di masyarakat. Beberapa contoh tindakan etis, antara lain :

1.      Membina hubungan yang pernah dijalin. Dalam dunia bisnis berkenalan merupakan momen yang berharga untuk menjalin hubungan kerjasama. Pemikiran jalinanan hubungan tidak berhenti sesaat namun bisa ditindaklanjuti dengan kerjasama-kerjasama yang memungkinkan. Banyak orang bisa berkenalan namun tidak merawat hubungan tesebut sehingga tidak berlangsung lama.

2.      Membangun kepercayaan, yakni dengan selalu bersikap baik, santun  dan berperilaku yang baik/simpati sehingga pihak lain akan mempunyai penilaian sendiri.

3.      Bersikap tegas dalam mengambil keputusan. Dibutuhkan sikap yang optimis dan antusias dalam kesempatan pengambilan keputusan.

4.      Menjaga suasana formal, artinya meskitpun hubungan pribadi antara sekretaris dengan para pegawai atau kepada pimpinan sudah sangat dekat, namun dalam aktivitas di kantor atau kerjasama di kantor harus tetap menjaga suasana formal.

5.      Dalam bekerja sekretaris harus dapat menjunjung tinggi profesinya dan menghormati Kode Etik Sekretaris.

6.      Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI) menetapkan Kode Etik bagi anggotanya sebagai dasar melaksanakan tugas pengabdiannya kepada lingkungannya, masyarakat dan negera, maka sebagaimana dikutip oleh Mardjan (1993)  bahwa setiap anggota ISI harus:

Membentuk Citra Pribadi Bagi Sekretaris

           Kepribadian seseorang yang sukses dan menarik terletak pada personal image (citra ribadi) yang merupakan intregrasi intelektualitas, watak, perilaku, karya dan penampilan seseorang di depan umum. Sesuai dengan teori psikologi bahwa orang bertemu muka, pertama kali yang akan terlintas adalah hallo effect. Yakni pertemuan pertama itu sangat mempengaruhi penilaian seseorang terhadap orang lain. Jika pertemuan pertama mempunyai kesan menyenangkan maka akan lebih mudah menjalin hubungan selanjutnya. Tetapi sebaliknya, jika pertemuan pertama tidak mengenakkan, maka hubungan selanjutnya akan terasa lebih sulit dalam pendekatannya. Untuk menciptakan kesan yang menyenangkan, yang perlu diperhatikan adalah penampilan diri (appearance). Penampilan diri ibarat sampul (cover) dalam buku, yang perlu dibentuk agar menarik dan menyenangkan. 

Malaikat Pelindung

Suatu ketika, ada seorang bayi yangg siap untuk dilahirkan. Maka, ia bertanya kepada Tuhan. “Ya Tuhan, Engkau akan mengirimkanku ke bumi. Tapi, aku takut, aku masih sangat kecil dan tak berdaya. Siapakah nanti yang akan melindungiku disana?”.

Tuhanpun menjawab. “Diantara semua malaikat-Ku, Aku akan memilih seorang  yang khusus untukmu. Dia akan merawatmu dan mengasihimu.” Se kecil bertanya lagi, “Tapi, disini, di surga ini, aku tak berbuat apa-apa, kecuali tersenyum dan bernyanyi. Semua itu cukup membuatku bahagia. Tuhanpun menjawa, “Tak apa, malaikatmu itu, akan selalu menyenandungkan lagu untukmu, dan dia akan membuatmu tersenyum setiap hari. Kamu akan merasakan cinta dan kasih sayang, dan itu semua pasti akan membuatmu bahagia.” Namun si kecil bertanya lagi, “Bagaimana aku bia mengerti ucapan mereka, jika aku tak tahu bahasa yang mereka pakai?

Tujuh Keajaiban Dunia

Sekelompok siswa kelah geografi sedang mempelajari “Tujuh Keajaiban Dunia”.  Pada awal dari penlajaran mereka diminta untuk membuat daftar apa yang mereka pikir merupakan”tujuh keajaiban dunia” saat ini. Walaupun ada bebrapa ketidak sesuaian, sebagian besar berisi

1.      Piramida

2.      Taj Mahal

3.      Tembok Besar Cina

4.      Manara Pisa

5.      Kuil Angkor

6.      Menara Eifel

7.      Kuil Parthenon

Ketika mengumpulkan daftar pilihan, sang guru memperhatikan seorang pelajar, seorang gadis yang pendiam, yang belum mengumpulkan kertas kerjanya. Jadi, sang guru bertanya kepadanya apakah dia mempunyai kesulitan dengan daftarnya.

Gadis pendiam itu menjawab,

“ya, sedikit. Saya tidak bisa memilih karena sangat banyaknya.”

Sang guru berkata, “baik, katakan pada kami sapa yang kamu miliki, dan mungkin kami bisa membantu memilihnya.”

Belajar Cinta dari Cicak

Belajar Cinta dari Cicak

Ketika sedang merenovasi sebuah rumah, seseorang mencoba merontokan tembok. Rumah di Jepang biasanya memiliki ruang kosong di antara tembok yang terbuat dari kayu. Ketika tembok mulai rontok, dia menemukan seekor cicak terperangkap diantara ruang kosong itu karena kakinya melekat pada sebuah surat. 

WANITA

Ketika Tuah menciptakan wanita, Dia lembur pada hari ke-enam. Malaikat datang dan bertanya “Mengapa begitu lama Tuhan?”

Tuhan menjawab, “Sudahkan Engkau lihat detail yang SAYA buat untuk menciptakan mereka?”

“2 tangan ini harus bisa dibersihkan, tapi bahannya bukan dari plastik. Setidaknya lebih dari 200 bagian yang dapat digerakkan dan berfungsi baik untuk segala jenis makanan. Mampu menjaga banyak anak saat bersamaan. Punya pelukan yang bisa menyembuhkan sakit hati dan keterpurukan, dan semuanya dilakukan cukup dengan 2 tangan ini.”

Delapan Kado Indah

Delapan macam kado ini adalah hadiah terindah dan tak ternilai bagi orang-orang yang saya sayangi

KEHADIRAN

Kehadiran orang yang dikasihi rasanya adalah kado yang tak ternilai harganya. Memang kita bias juga hadir dihadapannya lewat surat, telepon, foto atau faks. Namun dengan berada di sampingnya, anda dan dia dapat berbagi perasaan, perhatian dan kasih saying secara lebih utuh dan intensif. Jadi kehadiran anda sebagai pembawa kebahagiaan.

A Butterfly's Lesson

Add caption

”Suatu hari, Muncul celah kecil pada sebuah kepompong; seorang pria duduk dan memperhatikan calon kupu2 tsb berjuang keras selama berjam2 untuk mendorong tubuhnya keluar melalui lobang kecil tersebut.”

Kemudian, tampaknya usaha tsb sia sia, berhenti dan tidak ada perkembangan yang berarti.